社内ポータルサイトの目的と使用方法

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ここでは、社内ポータルサイトの概要と目的、使い方を説明します。特に分かりづらいプロジェクト管理、社内wikiについて説明させて頂きます。

読んでもわからない場合は、石澤宛にメールもしくは、直接聞いてください。

各項目の概要と使用方法

全体メール

目的と意義:この項目では、全体向けの重要なメールを見落とさないようにリマインダーとしてメールをトップページに転載しています。

人事・総務・経理、社長、各社員からの全体に向けたメールを随時アップしています。

新着情報には最大8件のメールを表示しています。

新着情報に載っていない過去の全体メールを見る場合は、左上の「全体メール」をクリックすれば、閲覧できます。

過去の全体メールを見るには、①「全体メール」をクリックします。

社内wiki

目的と意義:

社内wikiとは、Wikipediaのように業務の情報を一つのページに集約した、業務効率化のための情報共有サイトのことです。

誰もが自由に投稿し編集することが可能です。今後、新しい人材を迎えて行く中で、皆さんが培った知識や情報を共有し、可視化するために社内wikiを作成しました。

活用方法は自由ですが、例として活用方法を項目1.2.2で後述しました。

各カテゴリー(部署・担当)の配下にページが配置されています。カテゴリーは新規で追加することが可能です。

社内wikiの閲覧方法

社内wikiの閲覧には、パスワードの入力が必要です。
①「社内WIKI」をクリックします。

②パスワード:

ar5656ar5656

を入力します

③閲覧が可能になります。

活用例1:商品の型番を検索ボックスに入力したら、商品の写真、詳細を見られるようにする

活用例1:商品の型番を検索ボックスに入力したら、商品の写真・詳細が見られるようにしたい。

ここでは例として、ベアリングの「BLH-8-033-00」を検索してみます。

①型番を入力する

「BLH-8-033-00」と入力。

②検索結果が出る

検索結果が出たので↓「Read more」をクリックします。

③該当のページに飛ぶ

↓無事、該当の型番を見つけることができました!

活用例1の作成方法

「社内WIKI」にログインし、管理ページに飛ぶ

「社内WIKI編集」をクリックします。

以前、メールでお知らせした社内ポータルサイトと同じ「ID」と「パスワード」を入力します。

ページの新規作成

ページを作成するためにページの「新規追加」をクリックします。

記事タイトルを入力

記事タイトルを入力します。

↓タイトルは、サイトトップページの赤枠の箇所に反映されます。

表の作成

表を作成します。

①テーブルアイコンをクリック

②「テーブル」クリック

③作りたい表の枠を決定。今回は縦2、横3の表を作成します。

表に文章を入力する

↓表に商品の型番と説明文を入力します。

表に画像を挿入する

↓画像を挿入するために、下記のように表の中でカーソルを合わせます。

画像のアップロード

①「メディアを追加」クリック
②「ファイルをアップロード」クリック
③「ファイルを選択」クリック
④アップロードしたい画像を選択
⑤「選択」クリック

⑥アップロードした画像を選択。
⑦「投稿に挿入」をクリック

表のサイズを整える

①画像が大きすぎる場合は、写真の右下の「□」にカーソルを合わせて、画像サイズを調整します。

②表示のサイズを変更する場合は、右下の「□」にカーソルを合わせて、サイズを調整します。

ページの公開

①カテゴリー(部署、担当)を選択。ここでは例として「海外部」にチェックをいれました。

②「公開」をクリック。終了。

プロジェクト管理プラグイン、CollabPress

目的と意義:

プロジェクト管理プラグイン「CollabPress(コラボプレス)」とは、オンライン上でプロジェクト管理ができるツールのことです。

何かプロジェクトを立ち上げて、参加者を募りたい時に使用するのを想定しています。

ここでのプロジェクトとは、「4Fを整理するプロジェクト」「〇〇のデータ化プロジェクト」「誤出荷防止のシステム作りプロジェクト」など業務改善に繋がるアクションのことを指します。

社長が仰ったようにCollabPressによるプロジェクト管理は決定事項ではありませんが、まずは試しに使って頂けたら幸いです。

CollabPressの使い方

①管理画面に入るために「PJ管理」をクリックします。

②「CollabPress」をクリックします。

新規プロジェクトを立ち上げる

①「Add new project」をクリックします。

②プロジェクト名を入力します。

③プロジェクトの概要を入力します。

④参加者にチェックを入れます。

⑤「Submit」をクリックします。

スレッド(掲示板)を作る

①「View all tasks」をクリックします。

②「+ Add new task」をクリックします。

③スレッド(掲示板)の名前を入力。ここでは便宜的に「Room1」と入力しました。

④タスクのデッドラインをカレンダーから選択します。

⑤プロジェクトリーダーを選びます。

⑥緊急度を選びます。

⑦メールでルーム開設をプロジェクトリーダーに知らせる場合は、チェックを入れます。

⑧「Submit」をクリックし、終了。

作成したスレッド(掲示板)に書き込む方法

①作成したスレッド名をクリックします。

②文章を入力します。

③「Submit」をクリックします。

タスクをリストアップする方法(To do listの作成)

①プロジェクト名をクリックします。

②「View all tasks」をクリックします。

③「+ Add new task list」をクリックします。

④タスクを入力します。

⑤「Submit」をクリックします。

タスクをさらに追加することで下記のようなリストができます。

プロジェクトメンバーの追加と削除

①該当のプロジェクト名をクリックします。

②画面右上の「Users」をクリックします。

③「Modify users」をクリックします。

④追加・削除したいメンバーをクリックもしくは、解除します。

⑤「Submit」をクリックします。

プロジェクトの履歴を見る

①「Activity」をクリックします。

②一覧で各ユーザーの行動履歴が見れます。

プロジェクトの予定を見る

①「Calendar」をクリックします。

↓カレンダー上で各プロジェクトのデッドラインが見れます。

プロジェクトの内容をデータ入力する

CollabPressには、プロジェクトのデータをリスト化してまとめる機能がないため、代用としてGoogleスプレッドシートを併用します。
①「PJ管理表」をクリックします。

②Googleスプレッドシートに遷移します。

Googleアカウント:argofile.schedule@gmail.com
パスワード:ar5656ar5656

スプレッドシートの運用方法はまだ決まっていません。